Mit diesem Update bringen wir eine zentrale Unterschriften-Übersicht, zwei neue Kostenträgervorlagen, mehr automatische Fülloptionen für Dokumente, einen klaren Dokumentenvorlagen-Filter zur Unterscheidung von aktiven und archivierten Vorlagen, und eine flexiblere Erfassung von Abwesenheiten.

⭐ Offene Unterschriften

Bisher waren offene Unterschriften auf drei getrennte Tabs verteilt: Coaching-Übersicht, Kurs-Übersicht und Dokumente, ohne eine gemeinsame Sicht. Mit der neuen Seite "Unterschriften" bündeln wir nun alles an einem Ort.

Die gewohnten Tabs bleiben zunächst noch bestehen, bringen Sie aber nun zur neuen Übersicht. In einem zukünftigen Update, werden wir die Tabs dann vollständig entfernen.

Alle Unterschriften, ein Ort

In der Unterschriften-Übersicht sehen Sie, was noch aussteht. Typ, Datum, und Unterschrift des Teilnehmenden sind auf Anhieb erkennbar. Wer nur bestimmte Bereiche verwaltet, sieht ausschließlich die zugehörigen Einträge.

Einfache Filter

Durch einen Klick auf die Statistik Karte wird die Tabelle direkt nach dem entsprechenden Unterschriftentyp gefiltert. So behalten sie ganz einfach den Überblick.

Direkt vom Dashboard

Wir haben dem Dashboard eine neue Karte hinzugefügt: "Fehlende Unterschriften" zeigt Ihnen pro Bereich (Dokumente, Coaching-Sitzungen, Anwesenheit), wie viele Unterschriften offen sind und ob die Fristen noch eingehalten werden. Ein Klick bringt Sie direkt zur gefilterten Übersicht.

🆕 Neue Funktionen & Verbesserungen

• Mitteilung zur Vorlage bei der Vermittlungsfachkraft. Für Teilnehmende mit BAFA-Förderung stellen wir jetzt zwei Kostenträgervorlagen bereit: "Vorzeitiges Ende / Nichtantritt" und "FZM" für die laufende Berichterstattung. Beide Formulare befüllen sich automatisch mit den zwingend notwendigen Angaben: Teilnehmer-, Gutschein-, Maßnahme- und Trägerdaten. Die FZM-Variante übernimmt zusätzlich die Coaching-Abwesenheiten direkt aus den bereits erfassten Daten.

• Abwesenheitstyp "Sonstiges" und Anwesenheitskommentar. Abwesenheiten in der Teilnehmenden e-Akte können Sie jetzt auch unter "Sonstiges" erfassen: für Situationen, die sich nicht in Urlaub, Krank, Betriebliche Lernphase oder Pause einordnen lassen. Außerdem haben wir ein neues Feld eingeführt; Der "Anwesenheitskommentar" (max. 90 Zeichen) wird automatisch in alle betroffenen Anwesenheitsnachweise übernommen und füllt sich aus Typ und Zeitraum vor.

• Dokumentierte Coaching-UE und Gesamtkosten in Dokumentenvorlagen. Zwei neue Optionen zur automatischen Befüllung stellen wir in Dokumentenvorlagen bereit: die Summe der tatsächlich abgehaltenen Coaching-Unterrichtseinheiten (UE) und die daraus resultierenden Gesamtkosten auf Basis des hinterlegten Kostensatzes.

• Dokumentenvorlagen: Filter nach aktiv/archiviert wurden hinzugefügt. In der Dokumentenvorlagen-Übersicht können Sie Vorlagen jetzt nach ihrem Status filtern; so trennen Sie aktive und archivierte Vorlagen schnell voneinander.

• Fehlzeitenmeldungen: Der Button "Letzten Monat neu generieren" ist jetzt dezenter gestaltet, fällt also optisch weniger ins Auge.

🐛 Behobene Fehler

• Teilnehmende: Wird beim AVGS-Formular eine bereits vergebene Nummer eingegeben, erscheint jetzt eine klare Fehlermeldung statt einer stillen Ablehnung.

• Übersetzungen: Einige Übersetzungen wurden aktualisiert.

Wir hoffen Sie hatten ein paar ruhige Osterfeiertage. Mit diesem Update machen wir die Rechnungen für AZAV Pilot in den Einstellungen greifbar: Sämtliche Rechnungen, sowie deren Nachweise liegen jetzt, nach Monaten getrennt, an einem Ort. Dazu kommen zwei neue Exporte rund um Coaching, viele kleine UX-Verbesserungen und eine Reihe behobener Fehler.

⭐ Rechnungswesen in den Einstellungen

Ab sofort finden Sie unter „Einstellungen" > „Rechnungswesen" einen eigenen Bereich für alles rund um Ihre Abrechnung bei uns. Der monatliche Verlauf und die komplette Rechnungshistorie, inklusive Rechnungsnachweise, liegen an einem Ort; Endlich direkt einsehbar, ohne dass Sie bei uns nachfragen müssen.

Monatsübersicht inkl. graphischer Darstellung des Verlaufs

Ein Balkendiagramm den Verlauf der abgerechneten Unterrichtseinheiten über die vergangenen Monate dar. Kurse und Coaching sind farblich unterschieden. So sehen Sie direkt, in welchem Monat wie viel zusammengekommen ist.

Rechnungshistorie inkl. Nachweise

Unter „Rechnungshistorie" listen wir pro Monat einen Eintrag mit Zeitraum, Aufschlüsselung und Gesamtsumme. Die Aufschlüsselung trennt Kurse und Coaching und zeigt jeweils Einheiten × Tarif = Betrag. Die Gesamtsumme steht daneben zweimal: einmal netto und einmal inklusive 19 % Mehrwertsteuer.

Rechnungen und Nachweise stehen hier direkt zum Download. Sie können für jeden Monat die eigentliche Rechnung als PDF direkt herunterladen. Daneben steht ein Menü Nachweise bereit, das die zugrundeliegenden Daten als Excel-Datei liefert; Wahlweise für Kurse, für Coaching oder für Teilnehmende. Damit haben Sie alle Belege, die Sie für Ihre eigene Buchhaltung oder einen anstehenden Prüftermin brauchen, jederzeit selbst zur Hand.

🆕 Neue Funktionen

• Export der Coaching-Liste. Die Coaching-Übersicht lässt sich jetzt als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Enthalten sind pro Coaching Teilnehmer*in, Maßnahme, Coach, Standort, Status, geleistete und geplante UE, sowie Start- und Enddatum; Und, sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, zusätzlich der Abrechnungsstatus.

• Neue Resolver in Dokumentenvorlagen. In Formularvorlagen lösen wir nun die Zertifikatskennzeichen und die Vorgangsnummer automatisch auf.

• Kooperationspartner im QM löschen. Auf der Bearbeitungsansicht eines Kooperationspartners findet sich der Knopf.

✨ Verbesserungen

• Seitenleiste bleibt, wie Sie sie eingestellt haben. Die Seitenleiste wechselt nichtmehr zwischen Ansichten.

• Listen ohne Inhalte zeigen nun eine freundliche Platzhalter-Ansicht mit einem direkten Button zum Anlegen des ersten Eintrags.

• Status Darstellung. Status-Werte erscheinen überall in der Anwendung einheitlich als farbige Badges statt in wechselnder Darstellung.

• Kurs-Anwesenheit sortiert. Die Anwesenheitsübersicht eines Kurses listet Teilnehmer*innen nun in einer nachvollziehbaren Reihenfolge.

• Kompaktere Datumsnavigation im Kurs. Auf der Anwesenheitsansicht sitzen die Datums-Schaltflächen enger zusammen und sind dadurch schneller zu bedienen.

• Maßnahmen-Nummer durchsuchbar in Dokumenten. Beim Anlegen eines ausgefüllten Formulars ist die Auswahl der Maßnahmen-Nummer jetzt durchsuchbar.

• Einheitliche Kurs-Auswahl in Dokumenten. Die Abhängigkeit zum Kurs wählen Sie über dieselbe Kurs-Auswahl wie an anderen Stellen der Anwendung.

• In QM-Listen erscheint nun der Titel der jeweils aktuellsten Version statt eines generischen Eintrags.

• QM-Tabellen sind nun in Karten gerahmt und passen optisch zu den übrigen Übersichten.

• Texteditor mit sauberer Toolbar. Die Werkzeugleiste des Text-Editors ist aufgeräumt, und Änderungen gelangen zuverlässig in das zugrundeliegende Formularfeld.

• Kurse: Klassenbuch-Notizen behalten Zeilenumbrüche und Leerzeichen, sowohl in der Ansicht als auch im PDF-Export.

🐛 Behobene Fehler

• Kurse: Statusaktualisierungen laufen wieder zuverlässig; Geplante Kurse werden korrekt in „aktiv" und später in „abgeschlossen" überführt.

• Coaching: Statusaktualisierungen laufen wieder zuverlässig.

• Teilnehmer e-Akte: Die Tabs „Zukünftige" und „Interessenten" lassen sich wieder sortieren und filtern.

• Teilnehmer e-Akte: Nach Ablauf des Teilnahmezeitraums wechseln Teilnehmende automatisch in den Tab „Alumni/Abbrecher".

• Teilnehmer e-Akte: Der aktive Status-Tab bleibt beim Filtern erhalten.

• Teilnehmer e-Akte: Der Status „teilgenommen" erscheint korrekt, sobald das Teilnahme-Enddatum in der Vergangenheit liegt.

• Teilnehmer e-Akte: Beim Bearbeiten der Eignungsfeststellung ist das vorausgefüllte Datum nun die aktuelle Berliner Zeit.

• Fehlzeitenmeldungen: Button “Letzten Monat regenerieren” erstellt nun wieder korrekt die Meldungen, anstatt nur die alten zu entfernen.

• Abwesenheiten: Tooltips werden an passender Stelle eingeblendet und überdecken den zugehörigen Eintrag nicht mehr.

• Dokumentenvorlagen: Unterschriftenseite und Offset lassen sich nicht mehr auf negative Werte setzen; Der Minimalwert ist 0.

• Dokumentenvorlagen: Der Hinweis „keine Felder vorhanden" erscheint nur, wenn tatsächlich keine Felder vorhanden sind.

• Dokumente: Vorlagen ohne Felder zeigen eine verständliche Meldung statt eines endlosen Ladekreises.

• Programme: Im Info-Bereich wird der Standort nicht mehr doppelt angezeigt.

• Einstellungen: Einstellungen, die einer falschen Kategorie zugeordnet waren, erscheinen wieder an der richtigen Stelle.

• Login: Der Aufruf einer unbekannten Subdomains führt nicht mehr zu einem Absturz.

• QM: Die Bearbeitungsansicht eines Kooperationspartners öffnet wieder; Auch wenn kein „Partner seit"-Datum hinterlegt wurde.

• QM: Aus der Prozess-Übersicht springen Sie auf den richtigen QM-Tab.

• Teilnehmenden-Bereich: Kommentare behalten Zeilenumbrüche und Leerzeichen in der Darstellung.

Neue Funktionen

• Teilnehmer: Die Teilnehmerübersicht lässt sich als Excel exportieren mit allen relevanten Daten

• Kurse: Dateien in den Kursnotizen können direkt heruntergeladen und Bilder sowie PDFs in der Vorschau angezeigt werden

Verbesserungen

• Teilnehmer: Coachings und Kurse werden in der E-Akte nun nach Startdatum und Titel sortiert

• Teilnehmerbereich: Unterschriften erfordern jetzt eine Mindestgröße, sodass Teilnehmer nicht mehr nur mit einem Punkt unterschreiben können. Ein visueller Indikator zeigt an, wie groß die Unterschrift mindestens sein muss

• Coachings: Der Coaches-Filter auf der Übersichtsseite filtert jetzt auch nach Co-Coaches

• Coachings: In der Dokumentation von Coachingterminen wird der „Standort" jetzt als „Durchführungsort" bezeichnet

• Kursnotizen: Der Inhalt ist jetzt ein Pflichtfeld mit entsprechender Fehlermeldung

• Passwort ändern: Hinweis, dass der Nutzer sich zur Identifikation erneut einloggen muss, wird deutlicher dargestellt

• Berechtigungen: Vereinfachte Darstellung der Berechtigungen

Behobene Fehler

• Standorte: Standorte wurden durch einen Hintergrundprozess zum Erstellen der Klassenbücher immer wieder gelöscht

• Dokumentenvorlagen: Bei Vorlagen ohne ausfüllbare Felder wird jetzt ein Hinweis statt eines endlosen Ladebalkens angezeigt

Neue Funktionen

• Qualitätsmanagement: Arbeitsmarktanalysen können nun mit Dateianhängen versehen und als Datei exportiert werden

Verbesserungen

• Teilnehmerbereich: Verbesserte Ansicht zur Unterschrift von Terminen auf Handys

• Dokumentenvorlagen: Auswahloptionen werden nur angezeigt, wo sinnvoll

• Teilnehmer: Ausgefüllte Formulare können direkt aus der Teilnehmeransicht erneut abgerufen werden

• Kurse: Standort wird jetzt im Kurs angezeigt

• Kurse: Teilnahmen können nun mit zusätzlicher Textbestätigung direkt gelöscht werden

• Texteditor: Dateianhänge im Texteditor sind nicht mehr möglich (verhindert ungewollte Uploads)

• Support: Erweiterte Logs zur schnelleren Fehlerbehebung

Behobene Fehler

• Teilnehmer: Zur Unterschrift verschickte Dokumente können wieder zurückgerufen werden

• Teilnehmer: Gesprächsvorlagen zeigt bei Skalen den Schieberegler und die Optionsliste nun in gleicher Breite an

• Exporte: Gefilterte Exporte beinhalten nun alle Ergebnisse unabhängig von der Seitenanzahl

• Qualitätsmanagement: Weiterbildungen für mehrere Lehrkräfte können wieder wie gewohnt dokumentiert werden

• Kurse: Anwesenheitsübersicht zeigt nun leere Felder an, wenn keine Anwesenheit erstellt wurde

• Nutzer: Gesprächsvorlage lässt sich nun korrekt über den hervorgehobenen Button öffnen

• Nutzer: Kein Absturz mehr beim De-/Reaktivieren in der Detailansicht

Neue Funktionen

• Einrichtung: Import des Lehrplans (Curriculum) für jede Maßnahme per Excel möglich (müssen per E-Mail an support@azav-pilot.de geschickt werden)

• Login: Warnung, wenn der falsche Link genutzt wird

Verbesserungen

• Hauptmenü: Design übersichtlicher gestaltet

• Allgemein: „Deaktiviert" Hinweis bei Nutzern hinzugefügt

• Allgemein: Übersetzungen aktualisiert

• Darkmode: Kontrast und Hintergründe für bessere Kartenunterscheidung verbessert

• E-Akte der Teilnehmer: Design verbessert für die Übersicht der Gutscheine (BGS & AVGS)

• E-Akte der Teilnehmer: Zeichenlimit für Bemerkung auf Coaching-Abbruch Ansicht anzeigen

• Kurse: Auswahl der Inhalte ordentlich sortiert

• Coaching: Nachträgliche Änderungen an internen Bemerkungen löschen nicht mehr die Unterschrift des TN

• Coachings: Coachings können jetzt vorzeitig beendet werden, ohne dass das Enddatum oder die Anzahl der bewilligten UE erreicht wurden

• Coachings: Neben jeder Coachingsession erscheint jetzt ein kleines grünes Icon, wenn diese unterschrieben wurde

Behobene Fehler

• Gutscheine: Fehler bei der Erstellung von Gutscheinen behoben

• Kontakte: Button zum Erstellen von Kontakten auf der Kostenträger-Detailansicht wiederhergestellt

• QM - Zusammenarbeit: Fehler beim Löschen von Partnern behoben

• QM: Datei-Ersetzen/Löschen auf Prozessansichten repariert

• Teilnehmer: Zeitzonen-Problem bei Coaching-Session-Formular behoben

Als wir 2021 mit der Entwicklung von AZAV Pilot begannen, war diese geprägt von unseren eigenen Erfahrungen im Aufbau und der Leitung eines schnell wachsenden Bildungsträgers. Inzwischen, 4,5 Jahre später und um viele Kundeneindrücke reicher, wissen wir, dass es nicht den einen Weg gibt, Prozesse aufzusetzen und durchzuführen, sondern dass jeder Bildungsträger seine individuellen Anforderungen und Wünsche hat.

Basierend auf den vielen Ideen und dem Feedback unserer Kunden konnten wir AZAV Pilot zu einer umfassenden Software ausbauen, die nicht nur unseren initialen Ansprüchen genügte, sondern heute hunderten von AZAV zertifizierten Bildungsträgern hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – nämlich erstklassige Bildung zu vermitteln.

Damit wir das Momentum beibehalten können, stand jedoch eine große Änderung an. Das technische Grundgerüst beruhte nämlich weiterhin auf den ursprünglichen Annahmen aus der Gründungszeit. Uns wurde klar: Für eine effiziente, schnelle und gute Entwicklung müssen wir die darunterliegende Technik vollständig überarbeiten. Das neu geborene Projekt wurde auf den Namen „Hailstorm“ getauft, inspiriert von unserem Mitgründer und Leiter der Programmierung - Luca Hagel.

Nach Monaten harter Arbeit freuen wir uns nun riesig, dass „Hailstorm“ die neue Grundlage unserer Software bilden wird.

Im Rahmen dieses Projekts haben wir außerdem viele große und kleine Verbesserungen vorgenommen, eine große Anzahl an automatischen Tests integriert und das Design an vielen Stellen erneuert.

Neue Funktionen

Verbesserungen

• Ladezeiten der Plattform stark reduziert

• Angleichung des Designs über die gesamte Plattform

• Eigene Seiten für alle Formulardialoge (neuer Kurs, neuer Teilnehmer etc.)

• Anmeldung nur über E-Mail dank Magic Link Login

• Es kann aktiv zwischen dem Light- und Darkmode gewechselt werden

• Alle Exporte sind nun auch direkt als Excel-Datei verfügbar

• Tabellen lassen sich besser sortieren und filtern

• Verbesserte Übersetzungen ins Englische

Kurse

• Die Anwesenheitsübersicht zeigt jetzt Bemerkungen einzelner Tage an

• Die Kursplanung kann jetzt auch für einzelne Zeiträume im Nachhinein geändert werden

• Klassenbucheinträge zeigen nun die Dauer in Stunden der eingegebenen UE an

Coaching

• In den Einstellungen kann das Erstellen von Coachingterminen in der Zukunft unterbunden werden

• In den Einstellungen kann das Dokumentieren von Coachingterminen, die sich mit einem anderen Termin des Teilnehmers oder Coaches überschneiden, unterbunden werden

• Zielvereinbarungen können gelöscht werden

• Im Überblick aller Coachings werden jetzt auch unterstützende Coaches angezeigt

• Im Überblick aller Coachings kann nach unterstützenden Coaches gefiltert werden

Verwaltung

• Berechtigungen wurden verbessert

• Archivierte Dokumentenvorlagen können jetzt wiederhergestellt werden

QM

• Bei den Prozessen kann entschieden werden, ob eine Bearbeitung auch eine neue Version des Prozesses ist

API

• Die API hat nun einen Endpunkt, um einzelne Coachingsessions zu bearbeiten

• Aktualisierte und überarbeitete API Dokumentation

Häufige Fragen

Stehen mir meine Daten nach der Umstellung weiterhin zur Verfügung?

Ja. Ihre Daten sind von der Umstellung nicht betroffen. Sie können die Software wie gewohnt in der neuen Version weiter nutzen.

Wie teste ich jetzt schon die neue Version?

Klicken Sie im Dashboard auf „Jetzt die Beta ausprobieren“. Sie können bis zum 07.03.2026 jederzeit zwischen beiden Versionen hin- und herschalten.

Ich habe in der neuen Version einen Fehler gefunden, was nun?

Nutzen Sie gerne die Support & Feedback-Funktion in AZAV-Pilot, um uns den Fehler zu melden, oder schicken Sie uns eine E-Mail an support@azav-pilot.de.

Ein riesiges Dankeschön

An dieser Stelle möchten wir uns auch noch einmal herzlich für das Feedback zur Beta-Version bedanken. Wir waren unheimlich positiv überrascht, wie viele Anregungen, Verbesserungsvorschläge und Fehlermeldungen bei uns eingegangen sind. Den Großteil davon haben wir bereits während der Testphase behoben und implementiert. Vor allem zeigt uns das Engagement aber wieder einmal, mit was für großartigen Trägern wir jeden Tag zusammenarbeiten dürfen.